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催資料公文怎麼寫？說清楚缺什麼、怎麼交
催資料時，先讓對方知道「還缺什麼、什麼時候要、要交到哪裡」。寫得清楚，比一再說「請儘速辦理」更有幫助。寄出前先查收件紀錄，別讓已經交資料的人又收到催辦。
阿晴這次遇到什麼事？
以下是虛構教學故事：艾映晴（阿晴）在四元倉庫工作，長官是庫長，對外聯繫的對象是 AI 大賣場。這組角色用來示範寫法；事情經過與資料需求都是為教學編寫，不代表真實往來，也不表示這些單位是政府機關。接續收貨核對的故事：阿晴收到 AI 大賣場的商品品項表，卻還缺各品項的出貨數量。庫長需要完整資料才能看出差異，阿晴於是準備提醒對方補送。
一定要發公文嗎？
如果只是日常確認，一封信或一次聯繫可能就能解決。行政院《文書處理手冊》第15點（二）也提到，不必正式行文的聯繫、資料蒐集等事項，可用電子郵遞處理。本篇示範的是已確定要用函提醒的情況；實際要用哪種方式，仍看事情需要和單位規定。
催之前，先把這四件事查好
阿晴先確認以下資訊，再動筆。這是本文整理的檢查方法，不是每個案件都必須套用的官方表格。
- 到底缺什麼？已收到品項表，就只列缺少的出貨數量，不要叫對方全部重交。
- 缺哪一批？核對訂單或交貨紀錄，讓雙方知道在講同一批商品。
- 何時要、怎麼交？先確認合理期限、檔案格式和收件管道；不要用含糊的「有空再給」。
- 之前真的催過嗎？查過紀錄，才能寫「再次提醒」；也不能把沒收到直接說成逾期。
虛構範例：阿晴請 AI 大賣場補送數量
為了把例子寫完整，以下假設雙方已確認：9月1日至7日這批貨的數量尚未提供，補件期限為115年9月15日，資料可回覆到原聯繫信箱。日期、進度和送件方式都是虛構設定，實際使用要換成已查明的資料；沒有補上任何虛構文號或法律依據。
發文單位：四元倉庫 受文者：AI 大賣場 承辦人：艾映晴（阿晴） 主旨：為核對四元倉庫收貨紀錄，請於115年9月15日前補送同年9月1日至7日寄送本倉庫之各品項出貨數量，以利完成核對。 說明： 一、已收到上述期間的商品品項表，尚缺各品項的出貨數量。 二、請在原品項表補上出貨數量，並回覆至原聯繫信箱。 三、如無法於上述期限提供，請先聯繫本倉庫承辦人艾映晴，說明預計提供時間。
為什麼這樣寫？
主旨先說「要補什麼、何時補」，說明再列「收到什麼、缺什麼、怎麼交」。AI 大賣場不用猜，也不必重做已交過的資料。手冊第16點提醒事實與日期要核對，段落可依事情需要調整；這個例子用主旨加說明就能交代，不必另外湊一段辦法。
這些話先別急著寫
庫長希望資料快點到，不代表阿晴就要把語氣加重。要求能不能辦到、內容是不是事實，才是檢查重點。
- 「請儘速提供相關資料」：太模糊。像例子一樣指出缺少的欄位和確定期限。
- 「屢催未覆」：只有真的多次催辦而未獲回覆才能這樣描述，先核對紀錄。
- 「逾期視同同意」或「未交將受處分」：不能自己增加未確認的後果或權限。
- 不知道有沒有收到：先改成詢問，例如「請協助確認出貨數量資料是否已寄出；如已寄出，請告知寄送時間，以利查收。」
把你的資料整理成草稿
點選文末「開始撰寫公文」，進入產生器，把「已收到什麼、還缺什麼、確定期限、送交方式」寫進白話事由與希望對方如何處理。範例只是寫法練習；草稿仍需核對並依單位程序審核，不保證可直接正式發文。
政府官方來源與查證
- 行政院《文書處理手冊》（112年9月）：第15點（二）、第16點（二）及（三），印刷頁6–8（PDF第10–12頁）：電子郵遞適用事項、資料核對與分段原則。催辦清單與範例為編輯建議，非官方定型稿。