公文主旨怎麼寫？讓對方一眼看懂要做什麼

先認識阿晴的任務

以下是虛構教學故事：艾映晴（阿晴）在四元倉庫工作，長官是庫長，對外聯繫的對象是 AI 大賣場。這組角色用來示範寫法；事情經過與資料需求都是為教學編寫，不代表真實往來，也不表示這些單位是政府機關。這次，庫長請阿晴整理倉庫的收貨紀錄。阿晴需要向 AI 大賣場取得出貨明細，才能核對商品和數量。

下筆前，先回答三個問題

這篇適合用在要資料、問進度或寄送文件的時候。先把答案寫下來，就有主旨的材料了。

• 要辦什麼事？阿晴要核對四元倉庫的收貨紀錄。
• 希望誰做什麼？請 AI 大賣場提供寄給四元倉庫的出貨明細。
• 有沒有確定的範圍或期限？先查好要哪一批資料、何時需要；還沒確定，就別自己補一個日期。

虛構範例：從白話變成公文主旨

阿晴不用把整段故事塞進主旨。先保留「核對收貨」和「請提供出貨明細」，對方就知道下一步要做什麼。這裡只示範主旨，不是完整公文。

阿晴的白話想法：
「庫長要我整理收貨紀錄，我想請 AI 大賣場把出貨明細給我，好確認收到的商品和數量。」

整理後的主旨：
為核對四元倉庫收貨紀錄，請提供寄送本倉庫之出貨明細，以利確認商品品項及數量。

再看一個不同目的：
如果阿晴已核對完，要把整理結果寄給 AI 大賣場，且確實附上核對表，主旨可以寫：
檢送四元倉庫收貨核對表一份，請協助確認表列差異。

主旨放重點，來龍去脈放說明

例如「庫長昨天交代」「之前問過哪個窗口」，通常不必全塞在主旨。必要時再放進說明，讓對方了解背景。行政院《文書處理手冊》第16點（三）的重點是：主旨要具體、簡短，用一段寫完，不分項；事情很簡單時，也不用硬湊主旨、說明、辦法三段。

最容易寫錯的地方

寫好後，試著只讀主旨：AI 大賣場能不能知道阿晴要什麼？

• 太空泛：「有關收貨事宜，請查照。」看不出需要出貨明細，補上希望對方做的事。
• 太像聊天紀錄：把庫長交代、電話聯繫等經過都寫進來。先刪到只剩目的和請求。
• 明明沒附件，卻寫「檢送一份」：範例中的附件必須真的準備好才能這樣寫。
• 為了正式而加上不存在的文號、日期或核准紀錄：不知道就先查，不要猜。

換成你的案件，怎麼開始？

點選文末「開始撰寫公文」，進入產生器後填入發文單位「四元倉庫」、受文者「AI 大賣場」，再用白話說明要核對收貨、需要哪些資料。實際使用時換成已確認的內容。產生的仍是草稿，要核對事實、附件與格式，再依所屬單位程序處理，不保證可直接正式發文。

政府官方來源與查證

• 行政院《文書處理手冊》（112年9月）：第16點（二）、（三），印刷頁7–8（PDF第11–12頁）：事實核對、一文一事、主旨及分段要領。步驟與例句為本文編輯整理。

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