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簽與函的差別：阿晴要請庫長決定，還是聯繫 AI 大賣場？
先問自己：這份文件是要請長官作決定，還是把事情正式告訴對方？「簽」常用來說明案情、提出建議，請長官決定；「函」則用來辦理公務往來，例如請對方提供資料或答復事情。
用四元倉庫的故事來看
以下是虛構教學故事：艾映晴（阿晴）在四元倉庫工作，長官是庫長，對外聯繫的對象是 AI 大賣場。這組角色用來示範寫法；事情經過與資料需求都是為教學編寫，不代表真實往來，也不表示這些單位是政府機關。阿晴想請 AI 大賣場提供出貨明細，但庫長還沒決定要蒐集哪些資料。這時要先分清楚：給庫長看的內容，是請他決定作法；給 AI 大賣場看的內容，是說明需要對方提供什麼。
寫之前，先確認三件事
先想清楚文件要給誰、要解決什麼，再選寫法。
- 誰要看？是庫長，還是 AI 大賣場的窗口？換了讀者，重點也會不同。
- 希望他做什麼？請庫長同意作法，和請 AI 大賣場送資料，是兩個不同請求。
- 決定了沒？還沒同意，就寫「擬辦理」或「建議」，不能先寫成「已核准」。
虛構範例一：阿晴寫簽，請庫長作決定
假設阿晴建議先拿出貨明細比對收貨紀錄，但這個作法還沒核定。簽裡要讓庫長看懂理由和建議。以下是段落示例，不是完整送簽格式。
簽辦單位：四元倉庫 承辦人：艾映晴（阿晴） 請示對象：庫長 主旨：為核對本倉庫收貨紀錄，擬向 AI 大賣場索取出貨明細，簽請核示。 說明：本次核對需要比對商品品項及數量，擬以 AI 大賣場提供的出貨明細作為核對資料。 擬辦：擬請同意由艾映晴聯繫 AI 大賣場，確認明細範圍及提供方式後，辦理資料蒐集。
虛構範例二：阿晴準備函稿，讓對方知道要提供什麼
同一件事，對外的重點改成具體請求，不必把內部討論全部貼過去。以下只是預先寫好的函稿，尚未核定或寄出；不能因為文字寫好了，就當成庫長已經同意。
發文單位：四元倉庫 受文者：AI 大賣場 承辦人：艾映晴（阿晴） 主旨：為核對四元倉庫收貨紀錄，請提供寄送本倉庫之出貨明細，以利確認商品品項及數量。 說明：請提供明細中的商品品項及出貨數量；資料範圍與送交方式，請與本倉庫承辦人艾映晴確認。 （預擬函稿，尚未核定或發出。）
以稿代簽、簽稿併陳、先簽後稿，怎麼分？
這三個名稱是在說「怎麼把簽和稿送給長官看」，不是另外三種公文。手冊第19點依案件性質說明使用方式；用阿晴的故事可以這樣理解，但仍要依單位規定選擇。
- 以稿代簽：事情簡單或屬例行案件，阿晴直接把函稿交給庫長看，不另寫一份簽。本站選這個方式會產生稿一份。
- 簽稿併陳：函稿還需要另外解釋理由或分析，阿晴把簽和函稿一起送給庫長。本站會產生簽與稿，內容要對得起來。
- 先簽後稿：作法需要先決定，阿晴先請庫長看簽，核定後再擬稿。本站預設只產生簽，勾選才附預擬稿；預擬稿不等於已同意。
別把「對內、對外」當成沒有例外的規則
故事用庫長和 AI 大賣場幫助理解用途；正式公文的適用範圍要再看手冊。第15、19點也包含下級機關首長對直屬上級機關首長的簽；函則可用在不同層級或不相隸屬機關間，以及民眾與機關間的申請、答復。因此，不能只靠文件寄去哪裡就判斷文別。
阿晴交稿前，最後檢查什麼？
點選文末「開始撰寫公文」，進入產生器後可選完整模式，依用途選文書種類及適用的簽稿方式。寫完仍要依單位程序處理，不保證可直接正式發文。
- 給庫長的簽，有沒有說清楚建議怎麼辦？給 AI 大賣場的函稿，有沒有說清楚要它做什麼？
- 庫長還沒決定，就不要寫「奉核可」或「業經同意」。
- 兩份文件的資料範圍與要求是否一致？別讓簽說要數量，函稿卻多要未經確認的其他資料。
政府官方來源與查證
- 行政院《文書處理手冊》（112年9月）：第15點，印刷頁4–5（PDF第8–9頁）：函與簽的用途；第19點，印刷頁12–13（PDF第16–17頁）：簽稿性質、擬辦方式與撰擬。產品輸出數量及例句另屬本站操作說明與編輯示例。